Disclaimer

De informatie op www.milieuplatformzorg.nl is met zorg samengesteld. Voor de juistheid en volledigheid ervan kan echter niet voor 100% worden ingestaan. Aan de verstrekte informatie kan daarom geen rechten worden ontleend. MPZ aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van deze website en de daarop verstrekte informatie.

Gebruiker van de informatie is zelf verantwoordelijk voor de keuze en het gebruik van de informatie.

Gebruiker mag de informatie niet overdragen, verveelvoudigen, bewerken of verspreiden zonder toestemming van MPZ.

Privacy beleid

MPZ hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, klanten en relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. MPZ houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbeveiliging stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe MPZ persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing binnen de hele organisatie.

MPZ werkt voor instellingen en organisaties (business to business) en niet voor consumenten. Bij het opstellen van dit privacybeleid gaat het daarom om contactpersoonsgegevens van leden- en zakelijke contacten (leden / bestuursleden / donateurs) die wij beheren.

1. Toestemming en vereisten verwerking persoonsgegevens
Conform de Algemene Verordening Gegevensbeveiliging is het MPZ toegestaan persoonsgegevens te verwerken (categorie Bijzondere vereisten, vrijgestelde categorieën van verwerkingen: verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties).
De Algemene Verordening Gegevensbeveiliging stelt eisen aan MPZ voor het beheer van leden en klantenadministratie. Deze eisen zijn;

  • toewijzen van verantwoording;
  • uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;
  • toestemming van de persoon voor het verwerken van de gegevens;
  • inzage in de eigen opgeslagen gegevens;
  • juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens;
  • het recht op vergetelheid en vernietiging van gegevens;
  • een procedure beschikbaar hebben voor handelingen in geval een datalek optreedt.

2. Verantwoording
MPZ is verantwoordelijk voor de correcte omgang van persoonsgegevens. Daarnaast hebben contactpersonen van MPZ-leden en contactpersonen van MPZ ondersteunende diensten een gedeeltelijke verantwoordelijkheid. Deze verantwoordelijkheid wordt manifest zodra de persoon de beschikking krijgt over of toegang krijgen tot (lijsten met) gegevens van leden of andere personen.

3. Doel van verwerking
Gegevens van contactpersonen van leden, klanten (bedrijfsmatige persoonsgegevens) en medewerkers van ondersteunende organisaties (persoonsgegevens) worden uitsluitend verzameld voor het adequaat voeren van de bedrijfsvoering en het uitvoeren van onze projecten.
Foto’s worden gemaakt voor communicatie van activiteiten via de website en andere sociale media. MPZ maakt geen statistische analyses van persoonsgegevens en verspreidt/verkoopt deze niet aan derden, tenzij dit uit wettelijk oogpunt verplicht is (bijv. de belastingdienst).

4. Toestemming directie- en bestuursleden
Bij het aangaan van een benoeming als bestuurslid of directielid geeft de persoon aan MPZ toestemming voor het verwerken van de volgende gegevens:

  • Achternaam, voornaam en voorletters;
  • Geboortedatum en plaats;
  • Nationaliteit;
  • Huisadres;
  • Telefoonnummer en privé e-mailadres;
  • Rekeningnummer en tenaamstelling bankrekening t.b.v. evt. betaling;
  • Kopie paspoort t.b.v. wettelijke registraties
  • Maken en verspreiden van foto- en beeldmateriaal. Directie- en bestuursleden geven bij aanstelling toestemming voor het plaatsen van zijn/haar foto op de website.

5. Toestemming van contactpersonen leden /klanten/ relaties
Bij het lid worden van MPZ of aangaan van een zakelijke relatie of het opvragen van een offerte/informatie geeft de betrokkene aan MPZ impliciet toestemming voor het verwerken van de volgende gegevens:

  • Instellings- of bedrijfsgegevens (post en bezoekadres, website);
  • Achternaam, voornaam en evt. voorletters;
  • Algemeen telefoonnummer en/of doorkiesnummer en/of 06-nummer;
  • E-mailadres;
  • Functie.

Contactpersonen MPZ leden die zich registreren op de website voor een inlog geven daarmee toestemming tot het delen van hun naam en email met andere leden, zodat onderling contact kan worden gelegd.

Maken en verspreiden van foto’s en beeldmateriaal
In het kader van activiteiten en projecten worden regelmatig foto’s gemaakt van situaties, leden of relaties. Bij deelname aan MPZ activiteiten gaat deelnemer hiermee akkoord, tenzij bezwaar is aangetekend. MPZ vraagt in overige gevallen altijd mondeling, of via e-mail toestemming van de betreffende relatie alvorens een dergelijke foto te gebruiken voor communicatie.
Indien, in het uitzonderlijke geval, hier minderjarigen onder de leeftijd van 16 jaar op staan, wordt de toestemming gevraagd aan een van de ouders of een van rechtswege toegewezen voogd.

Nb. MPZ verwerkt, beroepshalve, ook veel milieugegevens van leden en relaties. Deze gegevens vallen niet onder het privacyverklaring. Laat onverlet dat MPZ hier natuurlijk vertrouwelijk mee omgaat.

6. Inzagerecht
Contactpersonen van leden en relaties kunnen hun eigen gegevens inzien en laten wijzigen.
Relaties of wettige vertegenwoordigers daarvan (in geval van minderjarigen) mogen te allen tijde inzage vragen in gegevens die MPZ van hen bijhoudt.
Inzageprocedure: Een verzoek tot inzage van gegevens moet (schriftelijk of per e-mail) worden gericht aan het secretariaat van MPZ info@milieuplatformzorg.nl. Het secretariaat draagt zorg voor een schriftelijk antwoord binnen zes weken. Dit kan alleen worden verstrekt indien geen twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager. MPZ is gerechtigd deze identiteit te controleren in voorkomende gevallen.

7. Recht op correctie
Als een lid of relatie vaststelt dat er een feitelijke onjuistheid in de geregistreerde gegevens voorkomt, kan hij / zij dit aangeven bij het secretariaat. Het secretariaat draagt zorg voor correctie binnen zes weken.

8. Recht op vergetelheid
Een contactpersoon van een lid of relatie kan verzoeken om gegevens te wissen. Een dergelijk verzoek kan worden gericht aan het secretariaat. Het secretariaat draagt zorg het wissen binnen zes weken, mits dit mogelijk is in het kader van andere wettelijke verplichtingen die MPZ heeft. Financiële aanspraken door MPZ blijven echter in voorkomend geval bestaan. Minimale gegevens nodig voor de afhandeling van financiële verplichtingen blijven gehandhaafd tot volledige afhandeling van financiële vraagstukken is afgerond.

Als een klant of relatie niet (langer) een directe zakelijke relatie met MPZ onderhoud, worden de gegevens wel bewaard in ons CRM systeem. Deze worden aangehouden in verband met toekomstige kennisverspreiding of acquisitie.

9. Procedure datalekken
Een datalek ontstaat zodra vertrouwelijke gegevens van personen:

  • bekend raken bij derden die geen recht op kennisname hebben;
  • gegevens onherstelbaar worden vernietigd;
  • gegevens verloren zijn geraakt en niet bekend is waar deze terecht zijn gekomen.

Zodra iemand een datalek vermoedt in relatie tot gegevens van contactpersonen van leden, klanten en of relaties van MPZ wordt deze persoon verzocht melding van dit vermoeden te doen bij het secretariaat. Verzocht wordt de eerste melding telefonisch te doen. Aansluitend wordt van de melder gevraagd de melding ook kort in een mail te zetten en te sturen aan info@milieuplatformzorg.nl.
Na ontvangst van de melding zal het secretariaat zorgen dat een onderzoek wordt opgestart om vast te stellen welke gegevens daadwerkelijk betroffen zijn en een melding aan de autoriteit persoonsgegevens te sturen. Daarna zal MPZ de relaties die door het datalek getroffen zijn telefonisch of schriftelijk (via e-mail) informeren. Verder zal MPZ actie ondernemen om verdere schade te beperken en herhaling te voorkomen.

Nb. MPZ verspreid kennis over duurzaamheid en heeft als doel dat leden en deels ook derden deze kennis kunnen toepassen. Hiervoor is het onderdeel van ons werk om leden/klanten/relaties ook van elkaar te laten leren. In dit geval wordt uitwisseling van zakelijke contactgegevens (zoals e-mailadressen en telefoonnummers) van contactpersonen als noodzakelijk gezien en niet als datalek.

10. Opslag van gegevens
MPZ zorgt goed voor opgeslagen gegevens. Persoonsgegevens van contactpersonen en relaties worden door MPZ bijgehouden in ons CRM-systeem. Deze opslag van gegevens is alleen toegankelijk voor bureaumedewerkers MPZ, welke werkzaam zijn bij Stichting Stimular en via hun server en voorzien van een inlog en wachtwoord. De server zelf is voorzien van adequate beveiliging (denk aan een firewall en virusbeveiliging) .

Daarnaast slaat MPZ ook lidgegevens op van contactpersonen die werken bij een lid van MPZ voor inlog op de website. Deze worden opgeslagen in een afgeschermde digitale omgeving. Stichting Stimular en Dreamsolution dragen zorg voor een adequate afscherming van deze digitale omgeving. Hiervoor is een eindverwerkersovereenkomst afgesloten.

Derden die in opdracht van MPZ werken (externe boekhouding, accountant, ICT beheerder, softwareontwikkelaar e.d.) mogen gegevens inzien ten einde hun activiteiten te kunnen uitvoeren. Zij mogen noodzakelijke gegevens tevens op hun eigen computersystemen verwerken zo lang deze met gebruikerskenmerk en wachtwoord zijn beveiligd. Na afronden van de activiteit waarvoor deze gegevens noodzakelijk zijn, worden de gegevens vernietigd. Ook met hen heeft MPZ een eindverwerkersovereenkomst afgesloten.