MPZ Duurzaam Inkopen tool – veel gestelde vragen

MPZ en Stichting Stimular ontwikkelden samen de Duurzaam inkopen tool. Tijdens de ontwikkelfase is de tool door zorginstellingen getest. Op basis hiervan zijn de onderstaande veel gestelde vragen samengesteld. Deze vormen samen de handleiding voor de tool. Daarnaast is er een Oefening Duurzaam Inkopen Tool.

Wat biedt de tool?

De tool ondersteunt zorginstellingen bij het halen en behouden van het milieucertificaat Milieuthermometer Zorg. De tool sluit aan bij de certificaateisen gericht op inkopen. De tool geeft inkopers en milieucoördinatoren snel inzicht in standaard milieucriteria voor productgroepen. Na het aanmaken van een dossier kunnen vragenlijsten worden verstuurd naar leveranciers om daarmee vast te leggen of aanbiedingen voldoen aan deze criteria. De ingevulde antwoorden van leveranciers kunnen binnen de tool worden gecontroleerd en met elkaar vergeleken. De inkoper kan de resultaten van een conclusie/of en aanbeveling voorzien en het eindresultaat opslaan in een PDF.

Welke productgroepen zitten in de tool?

De tool is gevuld met productgroepen waarvoor in de Milieuthermometer eisen voor leveranciers staan, aangevuld met de elektrische medische apparaten die zijn genoemd in de eis voor duurzaam inkopen in de Milieuthermometer Zorg. Zie het overzicht van productgroepen.

De PIANOo-milieucriteria voor een selectie van 17 facilitaire productgroepen zijn uit de MPZ Duurzaam inkopen tool verwijderd. Hiervoor verwijzen we naar de PIANOo-webtool met geactualiseerde MVI-criteria die in november 2018 is gelanceerd.

Hoe raadpleeg ik de duurzaam inkopen tool?

Inkopers en milieucoördinatoren kunnen de tool gebruiken als informatiebron over de standaard milieucriteria voor productgroepen. Hiervoor logt u in op de MPZ-website met uw persoonlijke account. Indien nodig kan een account worden aangevraagd onder ‘Inloggen’. Kies na inloggen in het Menu ‘Duurzaam inkopen tool’. Er is ook een directe inloglink: https://milieuplatformzorg.nl/duurzaam-inkopen-tool/ Kies een productgroep om de standaard milieucriteria in te zien.

Hoe verstuur ik vragenlijsten naar leveranciers?

Na selectie van een productgroep, kiest u “Dossier aanmaken”. Vul uw e-mailadres in. U ontvangt een bevestigingsmail. Na aanklikken van de link komt u in uw dossier. Daar staan instructies voor het aanmaken van leveranciers en versturen van de vragenlijst.

Let op: Dossiers worden in de tool opgeslagen onder het account van de persoon die het dossier heeft aangemaakt. Deze persoon kan na inloggen op de MPZ-website de dossiers openen en bewerken via ‘Mijn dossiers’. Inkopers van een zorginstelling moeten onderling afstemmen wie het dossier van een specifieke productgroep aanmaakt. In de huidige versie van de tool is het niet mogelijk om te melden dat er bij de betreffende zorginstelling al een geopend dossier van de betreffende productgroep is. Zonder onderlinge afstemming kan het gebeuren dat er voor een specifieke productgroep vanuit meerdere dossiers vragenlijsten worden verstuurd die in meerdere dossiers terecht komen. Leveranciers kunnen dan twee keer een vragenlijst krijgen en resultaten kunnen minder goed worden vergeleken.

Hoe kunnen collega’s kijken en werken in de dossiers?

Per dossier (bovenaan) kunnen collega’s worden toegevoegd. Dan krijgt deze persoon een mail met een link voor toegang tot het betreffende dossier. Deze collega’s blijven de link in de mail gebruiken om toegang te krijgen tot het dossier. Toegevoegde collega’s kunnen in het dossier vragenlijsten versturen, antwoorden lezen, opmerkingen maken en collega’s toevoegen. Let op: Alleen de persoon die het dossier heeft aangemaakt heeft toegang tot het dossier via ‘Mijn dossiers’. De toegevoegde collega’s hebben toegang via een persoonlijke link.

Hoe kan ik tijdens een audit laten zien dat ik de tool gebruik?

Tijdens een audit worden de dossiers doorgenomen met de auditor. Dit kan binnen de tool of via de opgeslagen PDF’s van de dossiers op uw eigen netwerk. In de tool worden de dossiers 1,5 jaar bewaard.

Waarom ontvang ik geen bevestigingsmail nadat ik een dossier heb aangemaakt?

Het ontvangen van de eerste bevestigingsmail kan langer duren doordat het spamfilter van uw instelling nieuwe afzenders eerst controleert. Indien in orde wordt de afzender op een “vertrouwde afzender lijst” gezet. Daarna ontvangt u de mail. Bij het eerste dossier moet u dus wat langer, soms wel enkele uren, geduld hebben.

Hoeveel leveranciers kunnen worden toegevoegd in een dossier?

In de tool worden resultaten van leveranciers naast elkaar getoond. Om het overzicht leesbaar te houden is het advies om maximaal 6 leveranciers toe te voegen.

Hoe verstuur ik het vragenformulier naar leveranciers?

In de tool maakt u een specifieke link per leverancier. De link verschijnt in een e-mail bericht dat u direct zou kunnen versturen naar de betreffende leverancier. Ons advies is echter om de specifieke link van een leverancier te kopiëren en plakken in het overkoepelende inkoopdocument zodat de context van de vragenlijst duidelijk is en alle aspecten van de uitvraag gebundeld blijven.

Hoe zie ik dat het vragenformulier door leveranciers is ingevuld?

In uw dossier ziet u een groen vinkje in de lijst van leveranciers. De tool stuurt automatisch een bevestigingsmail met de ingevulde antwoorden naar de leverancier. U hoeft dus geen bevestigingsmail te sturen.

Kan extra informatie en/of bijlagen van leveranciers worden toegevoegd nadat het vragenformulier door de leverancier is verstuurd?

Leveranciers kunnen het vragenformulier verspreid over meerdere dagen invullen. Na “Opslaan” worden de voorlopige gegevens bewaard. Nadat een formulier definitief is verzonden werkt de bijbehorende link niet meer en geeft de browser een foutmelding. In de huidige versie van de tool kunnen er dan geen gegevens van de leverancier meer worden toegevoegd.

Waar vind ik mijn ingevulde gegevens over gebruiksuren van medische apparatuur terug?

Deze gegevens vult u in bij de start van een dossier over elektrische medische apparatuur (EU-GPP). De ingevulde gebruiksuren zijn zichtbaar in het vergelijkende overzicht van leveranciers. Deze gegevens kunnen in de huidige versie van de tool niet worden gewijzigd.

Waarom heeft de tool een uitgebreide en compacte versie van de vergelijking?

De uitgebreide versie van de vergelijking is bedoeld om de antwoorden van leveranciers te lezen en verifiëren. Uw opmerkingen en conclusies kunt u typen in het tekstveld onderaan. In de compacte versie worden alleen de antwoorden getoond, dus exclusief de opmerkingen en bijlagen van leveranciers. In deze versie ziet u gemakkelijker de verschillen in antwoorden van leveranciers. Opmerkingen en conclusies kunt u aanvullen in het tekstveld onderaan. Van beide versies van de vergelijking kunt u een PDF maken.

Hoe zie ik snel of de leveranciers voldoen aan de criteria?

In de compacte versie van de vergelijking van leveranciers zijn antwoorden “Nee” in rood weergegeven. Dit betekent dat de leverancier niet voldoet aan een knock-out criterium (selectiecriterium, minimum-eis, contractbepaling). Bij een aanvullend criterium wordt “Nee” niet rood weergegeven omdat dit geen knock-out criterium is.

Wat is het verschil tussen de PDF’s van de uitgebreide en compacte versie van de vergelijking?

In de PDF van de uitgebreide versie van de vergelijking staan per criterium de ingevulde gegevens van leveranciers onder elkaar: de antwoorden, opmerkingen en verwijzing naar bijlagen. In de PDF van de compacte versie staan de gegevens van leveranciers naast elkaar, het betreft alleen de antwoorden.

Kan ik de inhoud van een dossier aanpassen?

De dossiers kunnen niet worden aangepast. Het doel van de MPZ Duurzaam inkopen tool is om te toetsen of leveranciers voldoen aan standaard milieucriteria. De inhoud van de criteria en de indeling in knock-out, aanvullende eis etc. is overgenomen uit de brondocumenten van de Milieuthermometer en EU-GPP. Op deze manier sluit de tool optimaal aan bij de eis voor duurzaam inkopen in de Milieuthermometer Zorg. U kunt uw aandachtspunten bij de criteria in het dossier en/of extra criteria beschrijven in het inkoopdocument dat u opstelt.

Wat gebeurt er met de aangemaakte dossiers?

U kunt een dossier afsluiten door na “Vergelijken” te kiezen voor “Dossier afsluiten”. De lopende en afgesloten dossiers worden 1,5 jaar bewaard in de tool, onder het account van de persoon die het dossier heeft aangemaakt. Daarna worden ze automatische verwijderd. Het advies is om de resultaten van het dossier in PDF op te slaan op uw eigen netwerk.

De antwoorden van leveranciers zouden in een database kunnen worden opgeslagen zodat ze niet steeds dezelfde informatie hoeven aanleveren?

Dit is inderdaad een idee voor verdere ontwikkeling nadat de tool zich in de praktijk heeft bewezen. Voor deze aanpak is draagvlak en een actieve samenwerking met leveranciers nodig. Zij moeten bijvoorbeeld hun aanbod van apparatuur dan actueel houden in de tool. De tool in de huidige vorm heeft voor leveranciers ook al voordelen doordat zorginstellingen de standaard criteria op een uniforme manier uitvragen.

Hoe bereik ik de helpdesk?

Als bovenstaande antwoorden u niet verder helpen, kunt u bellen met MPZ, 010 245 03 03. Vraag naar Marlies Peschier of Marjon Olijdam.