Milieu Platform Zorgsector

Tips uit de praktijk van de Utrechtse Green Deal Zorg:

Voor en na het tekenen van een samenwerkingsovereenkomst om aan de slag te gaan met de milieuthermometer zorg

Voorafgaand aan de samenwerkingsovereenkomst

Bij het werken met de Milieuthermometer worden regelmatig lokaal of soms op provincie of regionaal niveau samenwerkingsovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomst worden afspraken gemaakt over de ondersteuning van gemeenten aan de zorg en belooft de zorginstelling aan de slag te gaan met de Milieuthermometer.

De Milieuthermometer maakt inzichtelijk waar de zorginstelling staat op gebied van duurzaamheid, welke acties nodig zijn en het met beleid de duurzaamheid is te borgen. Dit kan alleen slagen als het bestuur ook duidelijk inzet op verduurzaming. Soms geven organisaties aan positief verrast te zijn over de eerste uitkomst: Men is al verder dan men dacht.

Tips

Als er meerdere zorglocaties zijn start dan met een beperkt aantal locaties om zo de eerste ervaring op te doen. Met als uiteindelijke doel om de kennis en ervaring te benutten voor de gehele organisaties en duurzaamheid onderdeel te laten zijn van bedrijfsprocessen. Denk aan duurzaam inkopen, het verduurzamen van het vastgoed etc.

Betrek de beoogde locaties bij de samenwerkingsovereenkomst. Maak duidelijk waarom het Bestuur verduurzaming belangrijk vindt, wie aanspreekpunt is binnen het bestuur (de opdrachtgever)

Aanstellen projectleider, coördinator. Zorg dat duidelijk is dat één iemand binnen de organisatie de coördinatie op zich neemt en hiervoor ook tijd voor vrij kan maken. Zowel voor het behalen van certificaten als voor de periode erna. Dit zal bijna altijd de (beoogde) milieucoördinator zijn. Want: het aanwijzen van een milieucoördinator is een verplichte maatregel in de milieuthermometer, juist om de verankering van duurzaamheid binnen de organisatie te borgen. De milieucoördinator hoeft geen officiële functie te zijn. Zorg wel dat de functie wordt vastgelegd in bijvoorbeeld een toevoeging aan een functieomschrijving of via een brief/mail van de directie of het management.

Overweeg het instellen van een ondersteunend “Green-Team ”. Denk na over hoe je dit project gaat oppakken. Wil je het vooral bij één persoon laten of maak je gebruik van een team, om zo van begin af aan de betrokkenheid van verschillende afdelingen te verkrijgen? Het voordeel van dit laatste is dat het project beter in de organisatie landt.
Als het één persoon is, dan is het handig dat deze persoon de organisatie goed kent en makkelijk verbindingen kan leggen. Wordt het een projectteam: zoek dan medewerkers met een Groen hart die graag hun steentje willen bijdragen maar ook de boodschap goed kunnen brengen binnen hun eigen locatie.

Het moment van ondertekening zelf.

Benut dit voor de communicatie, richting medewerkers, cliënten en andere stakeholders. Zet bijvoorbeeld een stukje op de website of gebruik de reguliere manieren van communicatie zoals een nieuwsbrief etc. Leg uit waarom jullie dit doen, wat het betekent voor de organisatie en welke doelen zijn gesteld.

Tip

Kick-off. Organiseer een aftrapmoment binnen de organisatie. Stel het projectteam voor en benadruk het belang om het projectteam te voeden met ideeën. In Corona tijd is dit lastig maar maakt wel goed zichtbaar dat de organisatie er mee aan de slag gaat.

De eerste stappen

Na het tekenen van de samenwerkingsovereenkomst is een eerste stap: het opleveren van een nulmeting. Dit is als het ware een spiegel: Waar staat de organisatie nu en maakt inzichtelijk wat er moet gebeuren.
In de samenwerkingsovereenkomsten van de provincie Utrecht worden de instellingen een aantal adviesuren van een adviseur aangeboden, in Utrecht is dat Marjon Olijdam van Stichting Stimular.

Tips

Als er ondersteuning wordt geboden in de samenwerkingsovereenkomst, maak daar goed gebruik van. Onze ervaring is dat de adviseur het meest in het begin van het traject kan dondersteunen, bij het uitvoeren van de nulmeting, die inzicht geeft in de stand van zaken.

Organiseer het project. Maak afspraken over het resultaat, leg budget voor de uit te voeren audit vast, maak afspraken over hoe vaak projectteam bij elkaar komt, de rapportage aan opdrachtgever, risico’s, communicatie. Zorg voor een goede actielijst en bewaking ervan.

Start met verzamelen en vastleggen van informatie. Informatie is soms versnipperd of niet goed in beeld, waardoor er weinig inzicht is in de milieuprestatie, kansen niet zichtbaar worden en fouten onopgemerkt blijven. Maak een start door te kijken welke informatie er al is en zet deze in een aparte/gezamenlijk map. Ook voor het auditproces is het van belang dat van begin af aan alle informatie goed wordt vastgelegd. Denk aan de volgende zaken:
o Verbruiksgegevens van elektriciteit, gas, water per locatie.
o Hoeveelheid afval dat is afgevoerd (op te vragen bij de afvalinzamelaar)
o Hoeveelheden gereden kilometers woon-werk verkeer (via rijkostenvergoeding in te schatten)
o Keuringsrapporten van ketels, koelinstallaties etc.

Benut de kennis die er al is en ga buurten bij je collega’s

Al veel zorgorganisaties hebben intussen ervaring opgedaan met de milieuthermometer. Benut het platform van de kenniscommunity als dit een onderdeel is van de samenwerkingsovereenkomst en bouw voort op de kennis die je collega’s al hebben.
Bij Milieuplatform Zorg is veel kennis aanwezig, vraag ernaar (MPZ heeft de samenwerkingsovereenkomst mede ondertekend) of kijk op hun website https://www.milieuplatformzorg.nl. Om toegang te krijgen tot specifieke kennis is het nodig om lid te worden.

Meer weten?